Elektronische Rechnungen nicht ohne qualifizierte Signatur

Zunehmend sehen Unternehmen, die im großen Umfang Rechnungen versenden, in der elektronisch übermittelten Rechnung eine günstige Alternative zur bisherigen Papierrechnung.

Elektronisch übermittelte Rechnungen müssen allerdings nicht nur alle nach dem Umsatzsteuergesetz (§ 14 Abs. 2 UStG) relevanten Angaben enthalten, sondern seit 2004 auch mit einer elektronischen Signatur versehen sein, um rechtlich und steuerlich anerkannt zu werden.

Sowohl der durch Art. 2 der 2001/115/EG geänderte Abs. 3 c) der europäischen Richtlinie 77/388/EWG als auch § 14 Abs. 3 S. 1 UStG verlangen den Einsatz elektronischer Signaturen zur Gewährleistung der Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit des Inhalts einer elektronischen Rechnung.

Allerdings geht es nicht darum, eine 'Unterschrift' des Verkäufers/Leistungserbringers nachzubilden. 'Die Mitgliedstaaten fordern keine Unterschrift der Rechnungen.' (Art. 2 der Richtlinie 2001/115/EG).

Grundsätzlich wird die Rechnung durch den Verkäufer/Leistungserbringer erstellt, allerdings kann sie genauso auch durch den Käufer/Auftraggeber der Leistung oder entsprechend beauftragte Dritte erstellt werden (§ 14 Abs. 2 letzter Halbsatz). Erwägungsgrund 4 zur Richtlinie 2001/115/EG spricht ausdrücklich von der Verlagerung der Rechnungstellung auf Dritte.