Stellenausschreibung Assistenz im Bereich kaufmännische Administration und Büroorganisation / Office Manager*in (m/w/d) der Stiftung Digitale Chancen

Die Stiftung Digitale Chancen verfolgt als gemeinnützige Institution die Förderung der Wissenschaft, Forschung und Bildung im Bereich der Mediennutzung und Medienkompetenz, vor allem im Hinblick auf die Nutzung des Internets. Anliegen der Stifter ist es, den Ausschluss benachteiligter Bevölkerungsgruppen von der Entwicklung zur Informationsgesellschaft zu verhindern sowie auf die Erhöhung der Medienkompetenz in allen Bevölkerungsgruppen hinzuwirken. Die Stiftung steht unter der Schirmherrschaft des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie und des Bundesministeriums für Familie, Senioren Frauen und Jugend.

Die Stiftung ist rein operativ tätig. Sie finanziert ihre Arbeit aus Drittmitteln, die von der öffentlichen Hand auf nationaler und europäischer Ebene sowie von Unternehmen eingeworben werden.

Die Stiftung sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz (m/w) im Bereich kaufmännische Administration und Büroorganisation / Office Manager*in. Bei dieser Aufgabe arbeiten Sie zusammen mit der/dem kaufmännisch-administrative Referent*in und den Projektleitungen und unterstützen die Projektarbeit der Stiftung im organisatorischen Bereich.

Die Position hat einen Umfang von 20 Wochenstunden, was 50 Prozent der Regelarbeitszeit bei flexibler Gestaltung der Wochenarbeitstage entspricht. Sie ist ab sofort zu besetzen und vorerst befristet bis 31.12.2020; eine Verlängerung wird angestrebt.

Ihre Aufgaben im Detail:

Kaufmännische Aufgaben / Finanzadministration

  • Unterstützung bei der vorbereitenden Buchhaltung
  • Pflege von Beleglisten sowie Bearbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen
  • Mitwirkung an der Erstellung der zahlenmäßigen Zwischen- und Verwendungsnachweise nach nationalen und europäischen Vorgaben
  • Unterstützung der/des kaufmännisch-administrative Referent*in und des Steuerberatungsbüros bei der Erstellung von Jahresabschluss und Kameralistik
  • Reisekostenprüfung und -abrechnung nach BRKG

Personaladministration

  • Unterstützung der Teamorganisation
  • Unterstützung bei der Personaldatenpflege
  • Bearbeitung von Urlaubsanträgen, Pflege des Urlaubskalenders

Büroorganisation

  • Korrespondenz und Pflege von Vertragsbeziehungen mit Versorgern und Dienstleistern
  • Inventarisierung
  • Kontrolle und Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterial
  • Posteingangsbearbeitung
  • Unterstützung bei der Veranstaltungsorganisation

Voraussetzungen sind eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung sowie Kenntnisse in der kaufmännisch-administrativen Verwaltung gemeinnütziger Organisationen; Kenntnisse der Mittelbewirtschaftung, des öffentlichen Dienst- und Reisekostenrechts sowie des Büromanagements sind erwünscht.

Die/der Bewerber/in sollte flexibel, belastbar, kreativ, team- und organisationsfähig sein und über sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache verfügen, erwünscht sind Kenntnisse der englischen Sprache in Schrift und Wort.

Auf Sie wartet eine interessante Mitarbeit mit Gestaltungsspielraum und Selbständigkeit in einem jungen motivierten Team an einem Standort mitten im Herzen Berlins. Die Vergütung erfolgt entsprechend den vorhandenen Kompetenzen und Erfahrungen in Anlehnung an den TV-L (Berlin).

Bitte senden Sie uns Ihre Bewerbung bis spätestens Sonntag, 28.07.2019 per E-Mail an jcroll@digitale-chancen.de ausschließlich elektronisch in Form eines PDF-Dokuments (max. Dateigröße 10 MB). Weitere Informationen finden Sie auf unserer Internetseite www.digitale-chancen.de.